Ga naar de hoofdinhoud
Artikel | Pensioen Update

Uitvoerdersevaluatie en -selectie: hoe de risico’s te beheersen

Retirement
Pensioenakkoord

Door Jobine Kersseboom en Gerrit Liefers | December 17, 2020

Het pensioenakkoord kan voor fondsen extra aanleiding zijn om hun uitbesteding te heroverwegen. De ERB kan daarbij een nuttige rol vervullen.

De uitvoerdersmarkt is volop in beweging. Een aanzienlijk percentage van de fondsen is recent van uitvoerder gewijzigd of overweegt dat te doen, soms daartoe impliciet of expliciet gedwongen door omstandigheden bij de huidige uitvoerder. Er is sprake van consolidatie tussen bestaande uitvoerders, nieuwe partijen (veelal met een basis in de IT-dienstverlening) treden toe of geven aan dat in de nabije toekomst te zullen doen. Het pensioenakkoord kan voor fondsen extra aanleiding zijn om hun uitbesteding te heroverwegen. Die heroverweging zal op betrekkelijk korte termijn plaats moeten vinden, want onze verwachting is dat wijziging van uitvoerder in de jaren van transitie naar het nieuwe stelsel ernstig bemoeilijkt zal worden.

Uitvoerders zullen hun capaciteit in die jaren nagenoeg geheel aan die transitie moeten wijden, zodat voor nieuwe implementaties vermoedelijk beperkt ruimte is. In dit artikel gaan wij in op een zorgvuldige en efficiënte procesopzet om uw huidige uitvoerder te evalueren en tot eventuele selectie van een nieuwe uitvoerder te komen. De eigenrisicobeoordeling (ERB) kan daarbij een nuttige rol vervullen.

Aan de vraag of wisseling van uitvoerder nodig en/of wenselijk is, gaan verschillende stadia vooraf. In de eerste plaats, en dat zou naar onze mening in de gangbare praktijk van het fonds ingebed moeten zijn, moet er een gedegen risicoanalyse zijn. Daarin wordt aandacht gegeven aan de relatie met de uitvoerder in de context van de toekomstvisie van het bestuur. In het uitbestedingsbeleid moet rekening gehouden worden met de uitkomsten van die risicoanalyse, en andersom moet de inrichting van de risicoanalyse gebaseerd zijn op de uitgangspunten in het uitbestedingsbeleid. Met een vooraf bepaalde periodiciteit zou het fonds de uitvoerder moeten evalueren, mede op basis van datzelfde uitbestedingsbeleid. Naar onze mening is een jaarlijkse evaluatie met van jaar tot jaar (al kan de diepgang van jaar tot jaar verschillen) passend bij een zo cruciaal onderdeel van de verantwoordelijkheid van het bestuur, ook omdat de afwegingen onderhevig zijn aan ontwikkelingen. Het pensioenakkoord kan aanleiding geven om de risicoanalyse op onderdelen aan te scherpen, bijvoorbeeld omdat de transitie en de nieuwe contractsvormen eisen stellen aan uitvoerders die eerder niet van kracht waren.

Als de evaluatie daartoe aanleiding geeft, dan behoort het tot de mogelijkheden dat het fonds een selectietraject aanvangt voor het werven van een uitvoerder. Leidt dat traject uiteindelijk daadwerkelijk tot de selectie van een nieuwe uitvoerder, dan is op grond daarvan een ERB vereist. Die wijziging is immers te beschouwen als een strategisch besluit dat van significante invloed is op de omgeving van het fonds.

Die ERB dient uiteindelijk ter verantwoording van het genomen besluit tot wisseling van uitvoerder, maar de meerwaarde voor het fonds is bij goede inzet van het middel wat ons betreft niet daartoe beperkt. De uiteindelijke totstandkoming van de ERB zou namelijk wat ons betreft in de eerdere stadia steeds betrokken moeten worden. Door het stramien van de ERB te betrekken in de eerdere processtappen houdt het fonds steeds zicht op de benodigde risico-afwegingen, in het licht van de doelstellingen van het fonds. De uiteindelijke ERB in formele zin ontstaat dan min of meer organisch uit de rapportages die gedurende het proces zijn opgesteld.

Op welke gronden beslist een fonds om te wisselen van pensioenuitvoerder? Bij besluitvorming over uitbesteding is het belangrijk om terug te gaan naar de basisuitgangspunten van het fonds. Door de inrichting van het fonds te bezien vanuit de doelstellingen van het fonds, kan beoordeeld worden welke risico’s die doelstellingen kunnen bedreigen. Dit moet onderdeel zijn van de risicoanalyse, die weer onderdeel uitmaakt van de uitbestedingscyclus, zie ook de guidance van DNB. Aspecten die in de analyse meegenomen worden, zijn onder andere de deskundigheid, capaciteit, continuïteit en toezicht om de werkzaamheden kosteneffectief uit te kunnen voeren. Daarnaast zijn er uiteraard de meer technische criteria zoals systemen in de keten, IT, hosting, cloud services en risk & control.

Al met al noteren wij de volgende aandachtspunten voor de periodieke evaluatie van de uitvoerder, de risicoanalyse en de eventuele selectie van een nieuwe uitvoerder, plus de daarbij behorende ERB:

  • Regeer vooruit en houd in de evaluatie en risicoanalyse op gebied van uitbesteding al rekening met het stramien van een eventuele tussentijdse ERB.
  • Bepaal de bruto uitbestedingsrisico’s; de risico’s die uitbesteding van pensioenbeheer met zich meebrengt zonder daarbij rekening te houden met bestaande beheersmaatregelen
  • Stel de gewenste mate van beheersing van deze risico’s vast en vertaal dit naar de kaderstelling (vast te leggen in contract en SLA)
  • Bepaal de netto uitbestedingsrisico’s rekening houdend met de getroffen beheersmaatregelen, en confronteer deze met de gewenste mate van beheersing
  • Breng ook de risico’s die ontstaan bij de transitie naar een andere pensioenuitvoerder (korte termijn risico’s) en de beheersing hiervan in kaart.

Het team uitvoering en uitbesteding van Willis Towers Watson heeft veel ervaring met de inrichting van de uitvoering, overgang naar een andere pensioenuitvoerder, de daarbij behorende risicoanalyses en vormgeving van de tussentijdse ERB. Graag gaan wij hierover met u in gesprek.

Over de invulling van de eigenrisicobeoordeling

Meer informatie over de mogelijke invulling van de eigenrisicobeoordeling door pensioenfondsen.

 

Related content tags, list of links Artikel Pensioen Update Pensioen Pensioenakkoord
Contact Us