Artikel

Case study: voordelen van systematisering en automatisering van actuariële processen

Augustus 9, 2017
| België

Overzicht

Willis Towers Watson voert sinds oktober 2014 geoutsourcete actuariële diensten uit voor Chesnara plc. In 2015 werd specifiek de nadruk gelegd op het ontwikkelen van modellen en processen die klaar zouden zijn voor Solvency II-rapportage vóór 1 januari 2016. Zodra we de nieuwe regelgevende wereld betraden, werd onze aandacht gevestigd op de systematisering en automatisering van die actuariële processen met het doel om dienstverlening van een hogere kwaliteit te leveren, het werkschema te verkorten en de operationele kosten en risico's te verlagen die met levering worden geassocieerd door middel van het stroomlijnen van processen en het elimineren van handmatig werk. In dit artikel wordt beschreven hoe wij de Solutions for Life van Willis Towers Watson hebben gebruikt om die voordelen en nog veel meer te realiseren.

Achtergrond van Chesnara plc en actuariële outsourcing

Chesnara plc is gespecialiseerd in het beheren van levensverzekeringen en pensioenen in het Verenigd Koninkrijk en West-Europa. Chesnara plc, in 2004 als holding opgericht, kocht de gesloten portefeuille van Countrywide Assured en outsourcete de meerderheid van de bijbehorende administratie en actuariële diensten, maar behield zelf een bedrijfs- en actuariële rol op het hoofdkantoor in het Verenigd Koninkrijk. Sindsdien blijft Chesnara plc zich uitbreiden via verdere acquisities in Nederland, Zweden en het Verenigd Koninkrijk.

In 2014 werden de actuariële diensten voor de grotere fondsen in het Verenigd Koninkrijk, wat neerkomt op 330.000 polishouders en £ 2 miljard aan assets under management, geoutsourcet aan Willis Towers Watson.

Willis Towers Watson ontwikkelde in eerste instantie een nieuw actuarieel platform dat draaide om onze cashflowprognosesoftware RiskAgility Financial Modeler (RiskAgility FM). In 2015 werden RiskAgility FM en de ondersteunende processen voor Solvency II-rapportage verder ontwikkeld.Dat project werd in oktober 2015 afgerond.

Als geoutsourcete dienstverlener leggen wij ons toe op het voortdurend verbeteren van de standaard van ons werk, zowel wat betreft kwaliteit als efficiëntie. Met name Solvency II daagt actuariële teams uit om sneller dan ooit resultaten te behalen, wat betekent dat onze manier van werken moet veranderen.

Conventionele procesverbeteringen zullen daarbij helpen, maar de ervaring leert ons dat voordelen snel afvlakken en dat een fundamentele verandering nodig is om de voordelen daadwerkelijk te kunnen verwezenlijken. Aangezien dit een geoutsourcete actuariële dienst is, waarbij kwaliteit en tijdigheid cruciaal zijn voor de klant en operationele kosten evenzo voor Willis Towers Watson, wordt elke procesverbetering gezien als een investering en moet deze een kosten-batenanalyse doorstaan wil er groen licht voor gegeven worden. In dit opzicht is onze werkwijze zeer vergelijkbaar met die van een verzekeringsmaatschappij.

Daarom stelden we voor afgezonderde winstdelingsfondsen een proof of concept in, met behulp van onze softwareportefeuille Solutions for Life, om te bewijzen dat het de gewenste resultaten kan opleveren.

Over Solutions for Life

Veeleisende termijnen van regelgevende rapportage en bestuursvereisten, kostendruk en nieuwe technologieën dwingen verzekeraars om slimmer te werken en meer te bereiken.

Solution for Life is een portefeuille van geïntegreerde software, technologie en adviesdiensten die waarborgen dat uw risico- en actuariële processen zich aanpassen aan deze veranderingen, zodat u tijd en geld kunt besparen, kunt voldoen aan regelgevende eisen en legacy-systemen kunt optimaliseren.

Het bestaat uit vier hoofdonderdelen:
  1. De beste softwaretools (zie stroomdiagram hieronder)
  2. Flexibele infrastructuur
  3. Integratievermogen
  4. Uitmuntende ondersteunende en adviesdiensten

Solutions for Life werkt drempelverlagend, lost problemen op en vergroot het vertrouwen via nauwkeurigheid, prestatie en beheer door intellectueel leiderschap en geavanceerde technologie te implementeren.

End to end reporting process

Voor dit project hebben we de volgende onderdelen van de Solutions for Life-portefeuille gebruikt:

  • Willis Towers Watson Unify is een integratieplatform voor ondernemingsrisico- en actuariële systemen dat integratie met softwareoplossingen van Willis Towers Watson en andere derden mogelijk maakt. Het biedt automatisering van flexibele, gebruikergedefinieerde workflows om die geïntegreerde oplossingen uit te voeren, naast beveiliging en beheer, procescontrole en -goedkeuring, versiebeheer en complete audit trails.
  • RiskAgility FM is een softwareproduct voor financiële modellen dat levensverzekeraars de mogelijkheid biedt om financiële modellen uit te voeren die de producten van hun bedrijf nauwkeurig weergeven, en om ze uit te voeren op manieren die eenvoudig kunnen worden afgestemd op hun bedrijfsprocessen.
  • DataValidator is een flexibele en gebruiksvriendelijke softwareoplossing waarmee een bedrijf data (input en output) efficiënt kan valideren, reinigen en transformeren, het daarmee voorbereidend op gebruik in financiële modellen en rapportageprocessen.
  • vGrid is een Software-as-a-Service virtuele roosteroplossing in de cloud die RiskAgility FM-klanten een flexibele, on-demand rekenkracht biedt om snel en kostenefficiënt financiële-modellenruns uit te voeren om te voldoen aan regelgevingsvereisten zoals Solvency II.

 

Implementatie van Solutions for Life voor de outsourcing van Chesnara plc

Willis Towers Watson heeft een unieke positie: als geoutsourcete actuariële dienstverlener en softwareleverancier hebben wij de ervaring en belangrijkste onderdelen binnen handbereik om fundamentele procesveranderingen door te voeren.

Een volledige end-to-end procesverandering is echter een intimiderend en uitdagend concept, en veel van zulke projecten laten na de beloofde voordelen te bieden.

Wij hebben een andere aanpak gehanteerd: in vier weken heeft een focusteam een proof of concept uitgevoerd voor het afgezonderde winstdelingsfonds. Het project omvatte alles van de ontvangst van kant-en-klare polishouder- en assetgegevens tot de levering van alle rapportagevereisten voor dit fonds.

De proof of concept was gericht op de implementatie van Unify-workflows om de actuariële processen te beheren, automatiseren en regelen. De belangrijkste ontwikkelingen waren:

  • Het ontwerpen van Unify-workflows om elke activiteit in het proces te beheren en plannen zodra er input binnenkwam (zelfs midden in de nacht), maar met de nadruk op het optimaliseren van die activiteiten.
  • Het implementeren van automatische validatieroutines in modeluitkomsten met behulp van DataValidator, en de gegevens samenvoegen in de door de rapportagespreadsheets vereiste indeling.
  • Het koppelen van RiskAgility FM aan schaalbare, cloudgebaseerde middelen met behulp van onze vGrid-software.
  • Het herontwerpen van spreadsheets voor modeluitkomsten, zodat ze de eenvoudigste input accepteerden en alle externe koppelingen verwijderden.
  • Het inzetten van meldingen van geplande taken in de Unify-workflows om het merendeel van de projectbeheerfunctie uit te voeren.

We hebben Unify modulair geïmplementeerd, met één hoofdworkflow die meerdere kleinere workflows overkoepelt. Het voordeel van deze modulaire aanpak was dat het werk in zeer efficiënte, gefocuste blokken kon worden uitgevoerd zodat het team het volledige project kon beheren en implementeren.

Het belangrijkste besluit was misschien wel het besluit om niet alleen het bestaande proces te repliceren met Solutions for Life, maar om het met een volledig nieuwe houding te benaderen en een zo efficiënt mogelijk automatisch proces te bouwen en geen compromissen te sluiten.

De gevolgde ontwerpprincipes waren:

  • De huidige aanpak betwisten. Accepteer iets niet zoals het is, maar zoek een nieuwe oplossing waardoor iedereen aan de vereisten kan voldoen.
  • Alle handmatige verwerking en handmatige bijwerking van spreadsheets elimineren.
  • actuarissen alleen laten werken met ‘value add’-punten, zoals het controleren en betwisten van input en resultaten.
  • Het kritieke pad optimaliseren door waar mogelijk dynamische beslissingen in de workflows op te nemen. De workflows produceerden bijvoorbeeld automatisch verschillende rapporten afhankelijk van de gebruikte kwartaalwaardering.

Succes van het project en geleverde voordelen

De proof of concept bleek zeer succesvol te zijn. In november 2015 vond een dry run plaats van het nieuwe proces, en eind 2016 werd het gebruikt voor live rapportage.

Afbeelding 1 toont een overzicht van het oorspronkelijke werkschema en het nieuwe werkschema na de implementatie van Solutions for Life.

Solvency II production schedule

Solvency II production schedule

De significante tijd- en efficiëntiewinst in afbeelding 1 is te danken aan meerdere factoren, zoals:

  • Minder tijd (en dus kosten) om individuele taken uit te voeren vanwege automatisering en eliminatie van langzame handmatige processen.
  • Minder downtime aangezien elke taak was gesequencet en automatisch begon zodra alle input beschikbaar was.
  • Minder bewerkingen vanwege het elimineren van onvermijdelijke fouten als gevolg van handmatige processen.
  • Optimalisatie van het gebruik van actuariële middelen: alle tijd werd besteed aan het controleren en interpreteren van de resultaten; er werd geen tijd verspild aan het instellen van de modelrun of het bijwerken van spreadsheets.

Specifiek zijn de volgende kernvoordelen behaald:

  • Een significante verkorting van het werkschema, van 32 werkdagen naar 10, wat neerkomt op een verbetering van 69%.
  • Een afname van 50% van de benodigde middelen om een kwartaalwaardering uit te voeren.

Naast directe verbeteringen van het werkschema en de benodigde middelen werden de volgende kwalitatieve voordelen behaald:

  • Betere kwaliteit en beschikbaarheid van informatie voor controles.
  • Met automatische controles worden de belangrijkste problemen gemeld bij de geschikte medewerkers.
  • Beslissingsregels in de workflows kunnen, indien nodig, automatisch extra modelruns uitvoeren.
  • Automatische productie van analyse bij verandering van één periode naar een andere. Unify kan voor de huidige waardering automatisch de benodigde aannamesets creëren vanuit een eerdere waardering en de bijkomende RiskAgility FM-runs uitvoeren.
  • Runtijden kunnen door ons beheerd worden met behulp van vGrid, aangezien het automatisch het optimale aantal kernen voor een run gebruikt.
  • Automatische productie van complete audit trails, waarbij alle controleopmerkingen, resultatenspreadsheets, modelinput etc. verzameld worden. Dat geeft de accountants een zo uitgebreid mogelijk verslag van een waardering en elimineert de benodigde inspanning van de gebruiker bij de audit.
  • Aanzienlijk minder werkgerelateerde stress: geen modelruns meer instellen tot in de late uurtjes om vervolgens de volgende dag fouten te ontdekken.
  • Uitgebreid en automatisch versiebeheer: er is een permanent verslag van de versies die gebruikt zijn om de waarderingsresultaten te produceren, wat volledige reproduceerbaarheid mogelijk maakt.

Volgende stappen in het project

De proof of concept heeft bewezen dat je resultaten kunt behalen met een klein, gefocust team dat wordt ondersteund door de juiste ontwerpprincipes. Door de end-to-end processen via een reeks modulaire activiteiten te verwerken, kunt u waarborgen dat elke module het doel bereikt. Het vermogen van Unify om te werken met geneste workflows vergemakkelijkt deze aanpak aanzienlijk.

De volgende stap in het project, het uitrollen van deze aanpak naar de andere fondsen en het uitbreiden naar het volledige end-to-end proces, is al begonnen.

Meer informatie?

Voor meer informatie over deze casestudie of over de Solutions for Life van Willis Towers Watson in het algemeen gaat u naar Solutions for Life of neem contact op met Jan De Roeck.