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Case Study: les bénéfices de la systémisation et de l’automatisation des processus actuariels

Août 10, 2017

Vue d'ensemble

Willis Towers Watson fournit des services actuariels sous-traités pour Chesnara plc depuis octobre 2014. Tout au long de l'année 2015, la société s'est largement concentrée sur le développement de modèles et de processus prêts pour le rapport Solvabilité II avant le 1er janvier 2016. Une fois opérationnels dans le nouveau monde de la règlementation, notre attention s'est tournée vers la systémisation et l'automatisation de ces processus actuariels, dans le but de fournir des services de la plus haute qualité, de réduire le calendrier des jours ouvrés ainsi que les risques et les coûts de fonctionnement associés à la livraison, à travers la rationalisation des processus et la suppression du travail manuel. Cet article décrit la façon dont nous avons utilisé Solutions for Life de Willis Towers Watson afin d'obtenir ces bénéfices, et bien plus encore.

Informations sur Chesnara plc et la sous-traitance actuarielle

Chesnara plc s'occupe de la gestion des livrets assurance vie et retraite au Royaume-Uni et en Europe de l'Ouest. Établie en tant que société holding en 2004, Chesnara plc a acheté le portefeuille fermé de Countrywide Assured et a sous-traité la majorité de l'administration associée et des services actuariels tout en conservant un rôle de fonction d'entreprise et actuariel à son siège social situé au Royaume-Uni. Dès lors, Chesnara plc a continué de s'étendre grâce à des acquisitions futures aux Pays-Bas, en Suède et au Royaume-Uni.

En 2014, les services actuariels pour les plus grands fonds britanniques, représentant 330.000 titulaires de polices et £ 2 milliards d'actifs gérés, ont été sous-traités à Willis Towers Watson.

Willis Towers Watson a d'abord développé une nouvelle plateforme actuarielle centrée autour de notre logiciel de projection de flux de trésorerie, RiskAgility Financial Modeller (RiskAgility FM). Tout au long de l'année 2015, des développements plus importants ont été effectués à RiskAgility FM et aux processus de soutien au rapport Solvabilité II, avec ce projet s'achevant en octobre 2015.

En tant que fournisseur de services sous-traités, nous nous engageons à améliorer constamment le standard de notre travail, aussi bien en termes de qualité que d'efficacité. Solvabilité II défie notamment les équipes actuarielles de réaliser des résultats plus rapides que jamais, ce qui requiert des changements dans notre façon de travailler.

Les améliorations des processus conventionnels nous y aideront, mais d'après notre expérience, les bénéfices se stabilisent rapidement et un changement fondamental est requis afin de voir réellement les bénéfices se concrétiser. Étant donné qu'il s'agit d'un service actuariel sous-traité, où la qualité et la ponctualité sont essentielles pour le client, et où les coûts de fonctionnement sont la clé pour Willis Towers Watson, toute amélioration du processus est considérée comme un investissement et doit satisfaire une analyse coûts/bénéfices afin de pouvoir donner le feu vert : ainsi, nous exploitons toute compagnie d'assurance de façon très similaire.

Par conséquent, nous avons initié une preuve de concept, en utilisant notre portefeuille de logiciels de Solutions for Life, uniquement sur le fonds avec participation aux bénéfices dédié afin de prouver qu'il peut fournir le résultat désiré.

À propos de Solutions for Life

Les demandes exigeantes de gouvernance et de délais d'exécution des déclarations réglementaires, la pression sur les coûts ainsi que les nouvelles technologies obligent les assureurs à travailler plus intelligemment et à réaliser plus.

Solutions for Life est un portefeuille de logiciels intégrés, de technologie et de services d'experts-conseils garantissant que vos processus actuariels et de risque s'adaptent à ces changements afin que vous puissiez économiser du temps et de l'argent, respecter les exigences réglementaires et optimiser les systèmes patrimoniaux.

Il est constitué de quatre éléments principaux :
  1. Les outils logiciels les plus performants (voir l'organigramme ci-dessous)
  2. Une infrastructure flexible
  3. Une capacité d'intégration
  4. Des services d'assistance et des conseils de renommée internationale

Solutions for Life brise les barrières, résout les problèmes et inspire confiance à travers la précision, les performances et le contrôle en employant un leadership éclairé par l'industrie et une technologie avancée.

End to end reporting process

Pour ce projet, nous avons utilisé les éléments suivants du portefeuille Solutions for Life :

  • Willis Towers Watson Unify est une plateforme d'intégration des systèmes actuariels et du risque d'entreprise qui permet l'intégration avec les solutions logicielles de Willis Towers Watson et d'autres logiciels de tiers ; fournit l'automatisation de workflows flexibles et définis par l'utilisateur afin d'exploiter ces solutions intégrées ; garantit la sécurité et la gouvernance, la révision et l'approbation des processus, le contrôle de la version et des pistes complètes d'audit.
  • RiskAgility FM est un produit logiciel de modélisation financière permettant aux assurances-vie d'exploiter des modèles financiers qui reflètent précisément les produits de leur société et de les exploiter de façon à ce qu'ils soient facilement adaptés à leurs processus commerciaux.
  • DataValidator est une solution logicielle flexible et conviviale permettant à une société de valider, nettoyer et transformer des données (entrantes et sortantes) de façon efficace, en les préparant à l'utilisation dans la modélisation financière et les processus de rapport.
  • vGrid est une solution de réseau virtuel « Logiciel en tant que service » offerte dans le cloud et fournissant aux clients de RiskAgility FM une puissance de calcul adaptable et sur demande faisant en sorte que le modèle financier fonctionne de manière rapide et économique, afin de respecter les exigences réglementaires comme Solvabilité II.

 

Mise en place de Solutions for Life pour la sous-traitance de Chesnara plc

Willis Towers Watson a une place unique en tant que fournisseur de services actuariels sous-traités et vendeur de logiciels. Nous avons de l'expérience et des composants clés à portée de main afin de réaliser un changement fondamental de processus.

Cependant, un changement de processus de bout en bout complet est un concept redoutable et exigeant, avec de nombreux projets échouant à fournir leurs bénéfices promis.

Nous avons adopté une approche différente : pendant une période de quatre semaines, une équipe précise a réalisé une preuve de concept uniquement sur le fonds avec participation aux bénéfices dédié. L'objectif du projet commençait à partir de la réception des données des titulaires de polices et des données d'actifs prêtes à l'utilisation, à travers l'approvisionnement de toutes les exigences de rapport pour ce fonds.

La preuve de concept s'est concentrée sur la mise en place des workflows Unify afin de contrôler, d'automatiser et d'influencer les processus actuariels. Nous avons notamment entrepris les développements clés suivants :

  • Conception de workflows Unify afin de contrôler et de programmer chaque activité dans le processus dès que les données entrantes étaient reçues (même en pleine nuit), mais avec une attention particulière sur l'optimisation de ces activités.
  • Mise en place de routines de validation automatisées sur les données sortantes du modèle en utilisant DataValidator, et regroupement des données dans le format requis précisément par les tableurs de rapport.
  • Lien RiskAgility FM-ressources évolutives basées sur le cloud en utilisant notre logiciel vGrid.
  • Reconception des tableurs de données sortantes du modèle afin qu'ils acceptent les données entrantes les plus simples possibles et suppriment tous les liens externes.
  • Utilisation de notifications de tâches programmées au sein des workflows Unify afin de réaliser la plus grande partie de la fonction de gestion de projet.

Nous avons mis en place Unify de façon modulaire, avec un workflow principal contrôlant de nombreux workflows plus petits. L'avantage de cette approche modulaire était que le travail pouvait être effectué en blocs très efficaces et précis afin de permettre à l'équipe de gérer et de mettre en place le projet dans son intégralité.

Et peut-être surtout, la décision a été prise non seulement pour reproduire le processus existant en utilisant Solutions for Life, mais pour l'approcher avec un changement total d'attitude, construire le processus automatisé le plus efficace possible et n'accepter aucun compromis.

Les principes de conception suivis étaient :

  • Défier l'approche actuelle. Plutôt que d'accepter une chose dans son état d'origine, trouver une nouvelle solution permettant à chacun de répondre à ses exigences.
  • Supprimer tous les traitements manuels et les tableaux de mise à jour manuelle.
  • Limiter l'interaction actuarielle aux points « valeur ajoutée » uniquement, comme les données entrantes et les résultats exigeants.
  • Optimiser le chemin critique en incluant des décisions dynamiques dans les workflows, dans la mesure du possible. Par exemple, les workflows produiraient automatiquement différents rapports en fonction de l'évaluation trimestrielle qui était exploitée.

Succès du projet et bénéfices fournis

La preuve de concept s'est révélée très fructueuse, grâce au nouveau processus traversant un essai à blanc en novembre 2015 et utilisé dans le rapport direct pour la fin d'année 2016.

Le Schéma 1 fournit un résumé du calendrier original des jours ouvrés ainsi que du nouveau calendrier des jours ouvrés suivant la mise en place de Solutions for Life.

Solvency II production schedule

Solvency II production schedule

Les gains importants de temps et d'efficacité démontrés dans le Schéma 1 ont découlé de nombreuses sources, comme :

  • La réduction du temps (et donc des coûts) afin d'exécuter des tâches individuelles dues à l'automatisation et à la suppression des processus manuels lents.
  • La réduction du temps d'arrêt étant donné que chaque tâche était séquencée et lancée automatiquement une fois que toutes les données entrantes étaient disponibles.
  • Réduction du travail à refaire due à la suppression d'erreurs inévitables causées par des processus manuels.
  • Optimisation de l'utilisation de ressources actuarielles : tout le temps a été passé à examiner et à interpréter les résultats afin que le temps ne soit pas gaspillé sur la configuration du passage de modèle ou sur la mise à jour de tableurs.

Plus précisément, les bénéfices suivants ont été réalisés :

  • Une diminution importante dans le calendrier des jours ouvrés avec 32 jours ouvrés réduits à 10, représentant une amélioration de 69%.
  • Une réduction de 50% dans les ressources requises afin de réaliser une évaluation trimestrielle.

Tout comme les améliorations directes dans le calendrier des jours ouvrés et ressources requises, les bénéfices quantitatifs suivant ont été réalisés :

  • Qualité et disponibilité plus élevées des informations afin d'assister les révisions.
  • Des vérifications automatisées présentent un personnel approprié et les problèmes clés.
  • Des règles de décision au sein des workflows exécuteront automatiquement des passages de modèle supplémentaires, si nécessaire.
  • Production automatisée d'analyse de changement d'une période à une autre. Unify peut créer automatiquement les hypothèses requises à partir d'une évaluation précédente ou de l'évaluation actuelle, et réaliser les passages d'accompagnement RiskAgility FM.
  • Nous contrôlons les temps de passage en utilisant vGrid, étant donné qu'il utilise automatiquement le nombre optimal de blocs pour un passage.
  • La production automatique des pistes complètes d'audit, capturant tous les commentaires de la révision, tableurs des résultats, données entrantes du modèle etc. Cela fournira aux commissaires aux comptes le dossier d'évaluation le plus exhaustif possible et réduira à zéro l'effort requis par l'utilisateur.
  • Réduction significative du stress lié au travail : plus de nuits passées à configurer les passages de modèle pour trouver des erreurs seulement le lendemain matin.
  • Contrôle exhaustif et automatique de la version : il existe un dossier permanent des versions utilisées afin de produire les résultats de ces évaluations, permettant une reproductibilité complète.

Prochaines étapes dans le projet

La preuve de concept a démontré que vous pouvez atteindre des résultats en utilisant une équipe petite mais précise soutenue par les bons principes de conception. En abordant le processus de bout en bout comme une série d'activités modulaires, vous pouvez vous assurer que chaque module réalise son objectif. La capacité d'Unify de fonctionner avec des workflows imbriqués facilite particulièrement bien cette approche.

Afin de déployer cette approche aux fonds restants et de s'étendre entièrement au processus de bout en bout, la prochaine étape dans ce projet est déjà en cours.

En savoir plus ?

Pour plus d'informations sur cette étude de cas ou plus généralement sur Solutions for Life de Willis Towers Watson, veuillez consulter le site web ou contacter Jan De Roeck.