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Déclaration de Protection des Données à Caractère Personnel


Cette Déclaration de Protection des Données à Caractère Personnel décrit la manière dont Willis Towers Watson SA/NV (ci-après « Willis Towers Watson », « nous » ou « nos ») recueille et traite vos Données à Caractère Personnel dans le cadre de la prestation de nos services transactionnels et de conseils tels que le courtage en assurances, la gestion des sinistres, le conseil, la réassurance, la souscription et d’autres formes de services d’assurance (les « Services ») à nos clients.

Willis Towers Watson opère dans le monde entier au travers de ses filiales et sociétés affiliées.

Dans le cadre de la prestation de nos Services, nous pouvons être amenés à recueillir et à traiter des Données à Caractère Personnel de personnes physiques titulaires d’une police d’assurance, ou de personnes physiques bénéficiaires de, ou ayant introduit des réclamations relatives à, une police d’assurance, ou de personnes physiques impliquées dans un incident donnant lieu à un sinistre. Nous traitons également des Données à Caractère Personnel de personnes physiques qui sont des employés, des sous-traitants ou des représentants de nos clients. Cette Déclaration de Protection des Données à Caractère Personnel s’applique à toute personne physique dont nous traitons les Données à Caractère Personnel dans le cadre de la prestation de nos Services (chacune étant la « personne concernée » ou « vous »).

1. PORTÉE DE CETTE DÉCLARATION DE CONFIDENTIALITÉ

Cette Déclaration de confidentialité s’applique lorsque nous nous collectons vos Données à Caractère Personnel dans le cadre de nos offres et prestations de Services. Cette Déclaration s’applique à toutes vos Données à Caractère Personnel que nous collectons ou traitons à votre sujet dans le cadre de ce Service.

2. TRANSFERTS TRANSFRONTALIERS

Willis Towers Watson est une organisation mondiale opérant dans plus de 140 pays et nos activités commerciales sont de nature mondiale. À ce titre, nous transférons parfois des données à caractère personnel vers des pays situés en dehors du pays d’origine (par exemple, l’EEE, le DIFC, etc.). Les lois applicables au pays où les données sont reçues peuvent ne pas être équivalentes à celles de votre pays. Cependant, nous prenons toujours des mesures pour nous assurer que tout transfert d’informations est soigneusement géré afin de protéger vos droits à la vie privée. En particulier :

  • Pour les transferts entre les sociétés du groupe Willis Towers Watson : nous avons mis en place un accord de transfert de données intra-groupe intégrant les clauses contractuelles types approuvées par la Commission européenne afin de garantir que les transferts de données à caractère personnel au sein de notre groupe bénéficient d’un niveau de protection cohérent et adéquat partout où elles sont transférées.
  • Pour les transferts à des tiers en dehors du groupe d’entreprises Willis Towers Watson : lorsque nous sommes légalement tenus de le faire, les transferts de données à caractère personnel à des parties situées dans des pays en dehors de l’UE/EEE seront effectués conformément aux clauses contractuelles types approuvées par la Commission européenne ou à d’autres mécanismes juridiquement acceptables qui garantissent un niveau de protection adéquat. Certains destinataires en dehors de l’EEE sont situés dans des pays pour lesquels la Commission européenne a rendu des décisions en matière d’adéquation. Lorsque d’autres régulateurs nationaux ont publié des clauses contractuelles standard, pour garantir que les transferts de données à caractère personnel à des parties situées en dehors du pays d’origine sont conformes à la législation nationale en vigueur sur la protection des données, nous effectuerons également ces transferts conformément à ces clauses contractuelles standard.

Veuillez consulter la section « Contact et Commentaires » ci-dessous pour plus de détails sur la façon dont vous pouvez nous contacter pour obtenir de plus amples informations sur les pays tiers vers lesquels les Données à caractère personnel seront transférées, ainsi que sur les garanties en relation avec transferts internationaux de données que nous avons mises en place.

3. DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL

Dans cette section, nous décrivons les types de Données à caractère personnel que nous collectons dans le cadre de la fourniture des Services, les finalités pour lesquelles nous les utilisons et notre base juridique pour agir ainsi conformément à la législation applicable en matière de protection des données.

(A) DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL QUE NOUS COLLECTONS

« Données à Caractère Personnel » : il s’agit de toute information relative à une personne physique identifiée ou qui peut être identifiée.

Nous pouvons être amenés à recueillir vos Données à Caractère Personnel comme suit :

  • Nos clients peuvent nous fournir vos Données à Caractère Personnel. Lorsque nos clients nous fournissent des Données à Caractère Personnel vous concernant, nous leur demandons de vous communiquer, au préalable, une copie de la présente Déclaration de Confidentialité des Données à Caractère Personnel.
  • Vous pouvez nous communiquer directement vos Données à Caractère Personnel si vous êtes notre client ou si vous êtes impliqué dans un sinistre que nous gérons pour le compte d’un client.
  • Nous pouvons recueillir vos Données à Caractère Personnel à partir de sources accessibles au public, telles que les informations disponibles sur les plateformes de médias sociaux, les registres sur vos biens et avoirs et les informations sur les réclamations et condamnations dans les archives publiques.

Les Données à Caractère Personnel recueillies à votre sujet auprès de nos clients (ou directement auprès de vous) dépendront du type de Service que nous fournissons et de la relation entre nous, ou entre vous et notre client, mais peuvent inclure :

  • nom, prénom et coordonnées ;
  • informations démographiques (telles que le sexe, l’âge, la date de naissance, l’état civil, la nationalité, les études, les antécédents professionnels, les qualifications académiques/professionnelles, la situation professionnelle, les loisirs, la composition de la famille et les personnes à charge) ;
  • documents d’identité et informations connexes telles que les numéros de passeport et d’identification d’employé ;
  • données financières et de paiement, telles que les numéros de compte bancaire et les informations sur les transactions ;
  • informations liées aux prestations de Services, telles que les polices d’assurance, les sinistres, les incidents donnant lieu à des réclamations et les pertes qui pourraient en résulter ;
  • informations sur vos avoirs et vos biens ;
  • déclarations faites par vous ou à votre sujet ;
  • enregistrements de communications et images de vidéosurveillance ; et
  • données relatives aux ressources humaines, tels que titre et fonction, avantages sociaux et rémunération, personnes à charge/bénéficiaires, études, qualifications académiques et professionnelles, personne(s) à contacter en cas urgence ; gestion des performances.

En fonction des Services que nous pouvons fournir, certaines des catégories d’informations que nous collectons sont des catégories spéciales d’Informations personnelles (« Informations personnelles sensibles »). Celles-ci incluent vos dossiers médicaux (tels que vos antécédents médicaux et les rapports contenant vos diagnostics médicaux, vos lésions et vos traitements) ; des informations sur vos caractéristiques et circonstances personnelles à caractère sensible telles que vos origines raciales ou ethniques, votre vie sexuelle, votre santé mentale et physique et vos informations génétiques ; et vos antécédents judiciaires.

(B) COMMENT POUVONS-NOUS UTILISER VOS DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL ?

Nous utilisons vos Données à caractère personnel aux fins suivantes :

  • Fournir les Services et respecter nos obligations contractuelles envers nos clients ;
  • L’analyse de données ;
  • La lutte et la prévention de la fraude ;
  • Le développement de nouveaux services et l’amélioration ou la modification de nos Services ;
  • La conduite et le développement de nos activités commerciales ;
  • La réalisation d’activités marketing ;
  • La vérification des antécédents et la mise en place d’audits de conformité ;
  • L’exécution d’activités administratives en relation avec nos Services ;
  • L’exercice, la défense et la protection de nos droits légaux ou des droits de nos clients ou de tierces parties ;
  • La mise en conformité avec les obligations légales et professionnelles et la coopération avec les organismes de réglementation.

La manière dont nous analysons les Données à caractère personnel dans le cadre de l’examen des risques, de la prévention et de la détection des fraudes, et à des fins de reporting à nos clients dans le cadre de nos prestations de Services, peut impliquer le profilage, à savoir le traitement de vos informations personnelles à l’aide d’un logiciel permettant d’évaluer les aspects de votre personnalité et prévoir les risques ou les résultats.

Nous pouvons aussi compiler ou rendre anonymes vos Données à caractère personnel. Les données ainsi compilées ou rendues anonymes ne permettent plus d’identifier des personnes physiques et ne sont plus traitées comme des Données à caractère personnel dans le cadre de la présente Déclaration de protection des données à caractère personnel.

(C) BASES JURIDIQUES DU TRAITEMENT DES DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL

Nous devons disposer d’une base juridique afin de traiter vos Données à Caractère Personnel conformément à la législation applicable en matière de protection des données. Cette base juridique sera au moins l’une de celles énoncées ci-dessous :

  • Lorsque cela est nécessaire en vue de la conclusion ou de l’exécution d’un contrat avec nous/afin de vous fournir les Services ;
  • Lorsque cela est nécessaire afin de respecter nos obligations légales telles que l’audit et les obligations de déclaration, par exemple des contrôles de connaissance du client pour prévenir le blanchiment d’argent et les activités frauduleuses ;
  • lorsque vous avez donné votre consentement, par exemple si vous avez accepté de recevoir des communications marketing de notre part. Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment en nous contactant à l’aide des coordonnées figurant à la fin de la présente Déclaration de confidentialité ;
  • lorsque cela est nécessaire aux fins de nos intérêts légitimes, ou ceux d’un tiers, par exemple pour garantir que les Services que nous fournissons sont adaptés aux exigences de nos clients, pour améliorer nos Services, gérer nos risques, conserver des enregistrements de transactions précis et gérer nos affaires d’une manière efficace. Ces circonstances ne s’appliquent que lorsque ces intérêts légitimes ne sont pas contraires par vos intérêts ou vos droits et libertés fondamentaux.

Nous ne traitons les Données à caractère personnel sensibles que dans des circonstances limitées :

  • le cas échéant, en vertu des lois nationales sur la protection des données, le traitement est nécessaire dans le cadre de nos activités d’assurance (c’est-à-dire pour conseiller, organiser, souscrire ou administrer un contrat d’assurance ou traiter des réclamations) ;
  • lorsque nous avons votre consentement explicite (auquel cas notre client obtiendra votre consentement explicite pour collecter et utiliser les données aux fins décrites dans la présente Déclaration de confidentialité). Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment en nous contactant à l’aide des coordonnées figurant à la fin de la présente Déclaration de confidentialité ; ou
  • pour établir, exercer ou défendre des actions en justice.

4. DIVULGATION DE VOS DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL

Nous pouvons partager vos Données à Caractère Personnel avec des tierces parties dans les cas suivants :

  • toute société du Groupe Willis Towers Watson pour les utilisations et finalités énoncées ci-dessus.
  • nos clients, intermédiaires, conseillers et partenaires commerciaux aux fins de remplir nos obligations contractuelles envers nos clients, par exemple fournir nos Services et souscrire des produits d’assurance pour nos clients.
  • les tiers prestataires de services, notamment les entités fournissant un service à la clientèle, prenant en charge l’envoi de courriers électroniques, les services de marketing, les services informatiques, l’audit et d’autres services.
  • si nous sommes dans l’obligation de divulguer vos Données à Caractère Personnel en vertu de la loi ou de la réglementation en vigueur, ce qui peut inclure des lois en vigueur en dehors de votre pays de résidence.
  • en cas de réorganisation, fusion, vente, joint-venture, cession, transfert ou autre affectation de tout ou partie de notre activité, de nos actifs ou de nos actions (y compris en cas de faillite ou procédure similaire).

Lorsque nous partageons des Données à Caractère Personnel avec des tierces parties, nous prenons toutes les dispositions nécessaires afin de nous assurer que les mesures de sécurité et engagements de confidentialité appropriés sont en place pour protéger les Données à Caractère Personnel ainsi partagées.

5. SÉCURITÉ ET CONSERVATION DES DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL

Willis Towers Watson met en place des mesures de sécurité techniques et organisationnelles appropriées afin de protéger vos Données à Caractère Personnel contre la perte, la mauvaise utilisation, l’accès non autorisé, la divulgation ou la modification. Ces mesures visent à garantir l’intégrité et la confidentialité de vos Données à Caractère Personnel. Nous évaluons régulièrement ces mesures pour assurer la sécurité du traitement des Données à Caractère Personnel.

Nous conserverons vos Données à Caractère Personnel aussi longtemps que cela sera nécessaire dans le cadre de la prestation de nos Services à nos clients. Lorsque nous n’avons plus besoin de vos Données à Caractère Personnel dans le cadre de la fourniture de nos Services, nous conserverons vos Données à Caractère Personnel pendant une période nous permettant raisonnablement de :

  • se conformer aux exigences de conservation des documents en vertu de la loi ou de la réglementation en vigueur ;
  • respecter toutes les obligations légales ou autres obligations réglementaires ;
  • défendre ou faire valoir des droits légaux existants ou potentiels ; et

Nous pourrions conserver plus longtemps des données agrégées ou anonymisées (elles ne sont pas traitées en tant que Données à caractère personnel dans le cadre de la présente Déclaration de confidentialité).

Nous effacerons vos Données à Caractère Personnel dès qu’elles ne nous seront plus nécessaires pour les motifs exposés ci-dessus. S’il existe des Données à Caractère Personnel que nous sommes incapables, pour des raisons techniques, de supprimer entièrement de nos systèmes, nous prendrons les mesures appropriées pour empêcher tout traitement ou usage ultérieur de ces Données à Caractère Personnel.

6. DROITS DE LA PERSONNE CONCERNÉE

Willis Towers Watson est le responsable du traitement des Données à caractère personnel que nous collectons et traitons.

Pour exercer l’un de vos droit énoncés ci-dessous, vous pouvez nous contacter en nous envoyant un e-mail à l’adresse dataaccessrequest@willistowerswatson.com, ou en envoyant potre demande par courrier postal à l’adresse indiquée dans la section « Contact et Commentaires ».

  1. Droit de rectifier et de compléter les Données à Caractère Personnel: vous pouvez demander de rectifier des données inexactes et de compléter des données incomplètes. Nous informerons les tiers concernés auxquels nous avons transféré vos données que vos Données à Caractère Personnel ont été rectifiées et complétées si nous sommes légalement tenus de le faire.
  2. Droit à l’effacement (droit à l’oubli) : vous avez le droit d’obtenir de notre part l’effacement des Données à Caractère Personnel vous concernant dans des circonstances limitées lorsque :
    • elles ne sont plus nécessaires aux fins pour lesquelles elles ont été collectées ; ou
    • vous avez retiré votre consentement (lorsque le traitement des données était basé sur le consentement) ; ou
    • suite à un droit d’opposition recevable ; ou
    • elles ont été traitées illégalement ; ou
    • les données doivent être effacées afin de se conformer à une obligation légale à laquelle Willis Towers Watson est soumise.
    Nous ne sommes pas tenus de répondre à votre demande d’effacement des Données à Caractère Personnel si le traitement de vos données est nécessaire :
    • au respect d’une obligation légale ; ou
    • à l’établissement, à l’exercice ou à la défense de réclamations légales.
  3. Droit à la limitation du traitement : vous avez le droit d’obtenir de notre part la limitation du traitement de vos Données à Caractère Personnel. Dans ce cas, les données concernées seront marquées et ne seront traitées par nous que pour certaines finalités. Ce droit ne peut être exercé que si :
    • l’exactitude de vos Données à Caractère Personnel est contestée, pour nous permettre de vérifier leur exactitude ; ou
    • le traitement est illégal, mais vous ne souhaitez pas que les Données à Caractère Personnel soient effacées ; ou
    • il n’est plus nécessaire aux fins pour lesquelles elles ont été collectées, mais vous en avez toujours besoin pour établir, exercer ou défendre des actions en justice ; ou
    • vous avez exercé votre droit d’opposition et la vérification de vos motifs est en cours.
    Nous pouvons continuer à utiliser vos Données à Caractère Personnel suite à une demande de limitation de traitement :
    • lorsque nous avons votre consentement ; ou
    • pour établir, exercer ou défendre des actions en justice ; ou
    • pour protéger les droits d’une autre personne physique ou morale.
  4. Droit à la portabilité des données : vous avez le droit de recevoir les Données à Caractère Personnel vous concernant, que vous nous avez fournies, dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par une machine, et vous avez le droit de transmettre ces données à une autre entité, sans entrave de notre part, mais dans chaque cas uniquement lorsque :
    • le traitement est basé sur votre consentement ou sur l’exécution d’un contrat avec vous ; et
    • le traitement est effectué par des moyens automatisés.
  5. Droit d’opposition : vous avez le droit de vous opposer à tout moment à tout traitement de vos Données à Caractère Personnel qui reposerait juridiquement sur nos intérêts légitimes. Vous pouvez exercer ce droit sans que des frais vous soient facturés.
    Si vous vous opposez, nous avons la possibilité de démontrer que nous avons des intérêts légitimes impérieux qui prévalent sur vos droits et libertés.
    Le droit d’opposition n’existe pas, en particulier si le traitement de vos Données à Caractère Personnel est nécessaire pour prendre des mesures avant de conclure un contrat ou d’exécuter un contrat déjà conclu.
  6. Droit d’opposition à la manière dont nous utilisons vos Données à Caractère Personnel à des fins de marketing direct : vous pouvez demander à ce que nous modifiions la manière dont nous vous contactons à des fins de marketing. Vous pouvez demander que nous ne transférions pas vos Données à Caractère Personnel à des tiers nos affiliés à des fins de marketing direct ou pour toute autre finalité.
  7. Droit de retirer votre consentement : si vous nous avez donné votre consentement pour le traitement de vos Données à Caractère Personnel, vous avez le droit de le retirer à tout moment, sans incidence sur la licéité du traitement opéré sur la base du consentement avant son retrait.
  8. Droit d’obtenir une copie des garanties relatives aux Données à Caractère Personnel pour les transferts en dehors de votre juridiction : vous pouvez demander à obtenir une copie ou une référence des garanties, en vertu desquelles vos Données à Caractère Personnel sont transférées en dehors de l’UE/EEE. Nous pouvons rédiger des accords de transferts de données pour protéger les conditions commerciales.
  9. Droit de déposer une plainte auprès de votre autorité de contrôle locale : vous avez le droit de déposer une plainte auprès de votre autorité de contrôle locale si vous avez des doutes sur notre façon de traiter vos Données à Caractère Personnel.

    Nous vous demandons de tenter de résoudre tout différend avec nous dans un premier temps, bien que vous avez le droit de contacter votre autorité de surveillance à tout moment.

Veuillez noter que les droits susmentionnés peuvent être limités en vertu de la législation nationale en vigueur sur la protection des données. Nous pouvons vous demander des informations supplémentaires pour confirmer votre identité, et à des fins de sécurité, avant de vous divulguer les Données à Caractère Personnel qui vous sont demandées. Nous nous réservons le droit de facturer des frais, quand cela est permis par la loi, notamment si votre demande est manifestement infondée ou excessive.

Sous réserve de considérations légales, nous ferons tous les efforts raisonnables pour traiter votre demande rapidement, ou vous informer si nous avons besoin de plus d’informations afin de répondre à votre demande.

Il est possible que nous ne soyons pas toujours en mesure de répondre pleinement à votre demande, notamment si cela a un impact sur le devoir de confidentialité que nous avons envers autrui, ou si nous sommes légalement autorisés à traiter la demande d’une manière différente.

Nous nous engageons à collaborer avec vous pour obtenir une résolution équitable de toute réclamation ou problème concernant le traitement de vos Données à Caractère Personnel. Toutefois, si vous estimez que nous n’avons pas été en mesure de répondre à votre réclamation ou à votre problème, vous avez le droit de déposer plainte auprès de l’Autorité de Protection des Données qui est l’autorité compétente en Belgique. Pour plus d’informations sur vos droits et comment déposer plainte, en français, en allemand, en anglais et en néerlandais.

7. MODIFICATIONS À LA PRÉSENTE DÉCLARATION DE CONFIDENTIALITÉ

Vous pouvez nous demander une copie de la présente Déclaration de Protection des Données à Caractère Personnel en utilisant les coordonnées indiquées ci-dessous.

Nous pouvons être amenés à modifier ou mettre à jour cette Déclaration de Protection des Données à Caractère Personnel et, dès lors, informer nos clients ou leur fournir une version actualisée. Si les modifications apportées à la présente Déclaration de Protection des Données à Caractère Personnel ont un impact fondamental sur la nature du traitement de celles-ci ou ont, dans le cas contraire, un impact substantiel à votre égard, nous demanderons à nos clients de vous en informer suffisamment à l’avance afin de vous donner l’opportunité d’exercer vos droits (par exemple, le droit de vous opposer au traitement de vos Données à Caractère Personnel).

8. CONTACT ET COMMENTAIRES

Le responsable du traitement de vos Données à Caractère Personnel est Willis Towers Watson nv/sa dont le siège social est situé Quai des Vennes 18-20, 4020 Liège, Belgique, et enregistré auprès de la FSMA sous le numéro 0415.981.926. Si vous avez des questions ou des commentaires relatifs à la présente Déclaration de Protection des Données à Caractère Personnel, veuillez contacter notre équipe en charge de la protection des données à caractère personnel, par courrier postal au Quai des Vennes 18-20, 4020 Liège, Belgique, ou par courrier électronique à l’adresse suivante : DPO@willistowerswatson.com.

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