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Rentenverwaltung und -abrechnung

Die Anforderungen an erfolgreiche bAV-Konzepte steigen und erhöhen den internen Arbeitsaufwand. Externe Expertise kann Entlastung schaffen.

Es wird ständig anspruchsvoller, betriebliche Versorgungsleistungen zu verwalten, abzurechnen und auszuzahlen. Gesetzesnovellen folgen in immer kürzeren Abständen aufeinander und müssen häufig unverzüglich in die Verwaltungssysteme übernommen werden. Hinzu kommt der Aufbau von Expertenwissen, etwa beim digitalen Datenaustausch mit Steuerbehörden (ELStAM) oder mit Krankenkassen (maschinelles Zahlstellenverfahren). Parallel dazu wächst das Informationsbedürfnis der Anspruchsteller, der Betriebsrentner.

Vor dem Hintergrund der daraus erwachsenden Dynamik und Mehrbelastung stehen Unternehmen immer wiedervor einigen typischen Szenarien:

Bei jedem Personalwechsel in der Rentenabrechnung stellt sich die Frage, ob neue Mitarbeiter gesucht werden sollen oder vorhandene Kräfte der Personalabteilung oder Entgeltabrechnung diese Aufgaben übernehmen können.

  • Die Verwaltung und Abrechnung von Betriebsrenten erfordern den Einsatz von Spezialisten. Sie müssen neben den Betriebsrenten auch Nebenleistungen wie Mitarbeiteraktienprogramme, Sonderzahlungen, Erfindervergütungen oder Deputate im Blick behalten und zuverlässig abrechnen. Daneben gilt es, die Betriebsrentner umfassend zu betreuen. Das reicht von Geburtstagsgrüßen über Einladungen zu Pensionärstreffen bis hin zu Kondolenzschreiben, verbunden mit dem Schalten von Anzeigen im Todesfall.
  • Die Verwaltung von Betriebsrenten erfordert Arbeitskraft und Zeit, die für strategische Personalarbeit fehlt.
  • Zudem werden Ressourcen durch Personengruppen gebunden, die nicht mehr im strategischen Fokus des Unternehmens stehen.
  • Bei Unternehmenskäufen und Fusionen werden oftmals die bestehenden Versorgungssysteme zunächst unverändert übernommen. Das führt nicht nur zu redundanten Prozessen; es muss zudem das notwendige Know-how erst einmal aufgebaut werden.
  • Wachsende Anforderungen an die Compliance und Revisionssicherheit treiben die Kosten für interne Kontrollsysteme in die Höhe.

Kurz: Es stellt sich die Frage nach Alternativen zur hausinternen Rentenverwaltung.

 Beteiligte und Prozesse rund um die Rentenverwaltung und -abrechnung

Die Willis Towers Watson Lösung

Unser innovativer Ansatz verbindet Menschen, Prozesse und Technologien: Unsere Mitarbeiter, die unsere Kunden und deren Betriebsrentner betreuen, verfügen über langjährige Erfahrung und halten ihr Wissen ständig aktuell. Die Betreuung der Betriebsrentner soll effizient und ebenso persönlich wie nachhaltig sein. Diesen Spagat meistern unsere Mitarbeiter durch regelmäßiges Kommunikationstraining, ein hohes Qualitätsbewusstsein und tiefe Prozesskenntnisse.

Willis Towers Watson verfügt über mehr als 20 Jahre Markterfahrung in der Rentenverwaltung. Wir betreuen fast 140.000 Rentner aus mehr als 100 Unternehmen aller Branchen mit jeweils unterschiedlichen, meist komplexen Versorgungsregelungen. Wir übernehmen die komplette Verwaltung und Abrechnung von betrieblichen Versorgungsleistungen. Dadurch können sich unsere Kunden auf ihr Kerngeschäft konzentrieren, Personal- und IT-Abteilungen werden entlastet.

Dies verringert die internen Kosten der Rentenverwaltung und -abrechnung. Budgets können zuverlässig und langfristig geplant werden, weil das Risiko unvorhersehbarer Kostensteigerungen, etwa nach Gesetzesänderungen, sinkt. Prozesse werden schlanker und effizienter, was dazu führt, dass mögliches Potenzial an Rationalisierungsmaßnahmen besser ausgeschöpft werden kann. Zugleich bekommen die Rentner und Leistungsempfänger eine umfassende Betreuung – schriftlich, elektronisch und telefonisch.

Unsere Verwaltungsprozesse und das zugehörige Risikomanagement unterliegen einer ständigen internen und externen Qualitätskontrolle. Als spezialisierter Dienstleister für die Rentenverwaltung und -auszahlung sind unsere Prozesse nach den international anerkannten Standards ISAE-3402-II und IDW-951 zertifiziert. Sie laufen auf einem für diesen Zweck spezialisierten SAP-Abrechnungssystem.

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