Mit dem am 1.1.2018 in Kraft getretenen Gesetz zur Stärkung der Betriebsrente (Betriebsrentenstärkungsgesetz / BRSG) werden Arbeitgeber verpflichtet, 15 Prozent des umgewandelten Entgelts zusätzlich als Arbeitgeberzuschuss an den Pensionsfonds, die Pensionskasse oder die Direktversicherung weiterzugeben, soweit sie durch die Entgeltumwandlung Sozialversicherungsbeiträge einsparen. Diese Verpflichtung besteht bereits seit dem 1.1.2019 für neu vereinbarte Entgeltumwandlungen und greift ab dem 1.1.2022 auch für vor 2019 vereinbarte Entgeltumwandlungen in den oben genannten Durchführungswegen. Demzufolge müssen jetzt die Weichen gestellt werden, um zum Jahreswechsel alles geregelt zu haben.
Sofern eine entsprechende Anpassung des Versicherungsvertrages oder der Entgeltumwandlungsvereinbarung der Mitarbeiter bisher noch nicht erfolgt ist, muss dies ab dem Jahr 2022 geregelt sein. Dafür ist vom Arbeitgeber die Entscheidung zu treffen, wie der Zuschuss berechnet werden soll und wie dieser den Mitarbeitern zugutekommt.
Dazu ist zunächst die Ausgangssituation anhand folgender Fragen zu analysieren:
Die Praxis steht hier oftmals vor der Frage der Umsetzbarkeit, insbesondere bei einer Vielzahl an Versicherungsanbietern im Vertragsportfolio; z. B. resultierend aus mitgebrachten Versicherungsverträgen mit unterschiedlichen Anbietern, Tarifen und Tarifgenerationen.
Bei der Gestaltung stehen folgende Fragen an den Anbieter im Vordergrund:
Eine Umsetzung im Sinne von 1. durch Aufstockung der bestehenden Verträge entspricht am ehesten der Intention des Gesetzgebers, könnte aber daran scheitern, dass der Versicherungsanbieter solche Zuzahlungen z. B. wegen des hohen Garantiezinses in den Altverträgen nicht – oder nicht in voller Höhe – zulässt oder der Versicherer generell keine Erhöhungen mehr zulässt (Versicherer im Run-Off).
Der Abschluss eines Neuvertrages im Sinne von 2. stößt in der Praxis oftmals an praktische Grenzen, z. B. aufgrund bestimmter Mindestbeiträge oder Mindestrenten je Versicherungsvertrag. Der zusätzliche Verwaltungsaufwand für dann mindestens zwei Versicherungsverträge pro Mitarbeiter ist ebenfalls zu berücksichtigen.
Die Umsetzung von Variante 3. bei einem neuen Versicherungsanbieter ist eine grundsätzlich denkbare Lösung, jedoch mit rechtlichen Risiken verbunden. Auch hier bleibt die Herausforderung der versicherungstechnischen Umsetzung für Kleinstbeträge und der hohe administrative Aufwand in der Folgezeit.
Theoretisch denkbar wäre für den Gesamtbestand auch eine Kombination aus allen drei Optionen, je nach individueller Situation des einzelnen Vertrages. Davon ist jedoch, nicht zuletzt aus administrativen Gründen, abzuraten.
Als alternativer Lösungsansatz kann vereinbart werden, die Entgeltumwandlung zu reduzieren. Wie dies erfolgen kann, wird nachfolgend beschrieben.
Sofern die vorgestellten Varianten 1 bis 3 nicht sinnvoll umsetzbar sind, bzw. der damit verbundene administrative Mehraufwand vermieden werden soll, bleibt dem Arbeitgeber die Möglichkeit, den verpflichtenden Zuschuss des BRSG innerhalb des jeweiligen bestehenden Versicherungsvertrages und der aktuellen Beitragssituation umzusetzen. Dabei wird der Entgeltumwandlungsbetrag vermindert und durch den Arbeitgeberzuschuss auf die ursprüngliche Höhe aufgefüllt. Im Ergebnis wird der Vertrag in seiner Höhe unverändert fortgeführt.
Die Entgeltumwandlung beruht auf einer individuellen Vereinbarung zwischen Mitarbeiter und Arbeitgeber. Deswegen muss die Anpassung der jeweiligen Entgeltumwandlungsvereinbarung grundsätzlich ebenfalls auf individueller Ebene erfolgen. Eine Umsetzung z.B. per Betriebsvereinbarung reicht nicht.
In der Praxis werden bisweilen „Widerspruchslösungen“ erwogen, insbesondere bei sehr heterogener Versorgungslandschaft mit einer Vielzahl von Versicherungsverträgen, die von Vorarbeitgebern mitgebracht wurden. Hier würden die Arbeitnehmer individuell über die beabsichtigte neue Beitragsaufteilung informiert und könnten innerhalb einer gewissen Frist widersprechen, wenn sie eine andere Umsetzung des Arbeitgeberzuschusses bevorzugen. Dieser Ansatz kann sehr effizient sein, da die Reduzierung der Entgeltumwandlung häufig dem Interesse des Arbeitnehmers entspricht. Rechtlich gilt allerdings der Grundsatz „Schweigen ist keine Zustimmung“. Arbeitgeber müssen bei der Widerspruchslösung daher einkalkulieren, dass ein Arbeitnehmer die Lösung in Frage stellt, auch wenn er zunächst nicht fristgemäß widersprochen hatte.
Eine einfache und allgemeingültige Lösung gibt es leider nicht, denn es müssen jeweils die Ausgangssituation analysiert und die Handlungsoptionen geprüft werden.
Die Option 1 erfüllt Wortlaut und Intention des Gesetzes, ist jedoch in der Praxis voraussichtlich nur mit erheblichem Aufwand umsetzbar.
Bei Option 2 und 3 könnte die Umsetzung mit praktischen Hürden verbunden sein. Des Weiteren könnte sich für die weitere Verwaltung ein nicht unerheblicher Mehraufwand ergeben. Zudem ist insbesondere bei Option 3 nicht geklärt, ob die gesetzlichen Vorgaben erfüllt werden.
Die Reduzierung der aktuellen Entgeltumwandlung mit der entsprechenden Kompensation durch den Arbeitgeberzuschuss entspricht nicht dem direkten Wortlaut des Gesetzes, scheint jedoch in vielen Fällen der einzige Weg zu sein, der einerseits den gesetzlichen Arbeitgeberzuschuss erfüllt und andererseits praktikabel und weitestgehend einheitlich beim Arbeitgeber umgesetzt werden kann, ohne einen unangemessenen Verwaltungsaufwand zu generieren.
Das Angebot einer Entgeltumwandlung wird von Mitarbeitern geschätzt, mit attraktiven Zuschüssen des Arbeitgebers umso mehr. Das Ganze sollte aus Sicht der Arbeitgeber vernünftig und „schlank“ verwaltet werden. Deshalb ist jetzt sicherlich auch ein guter Zeitpunkt, anstelle einer ggf. freien Anbieterauswahl durch die Mitarbeitenden, u.a. auch aus mitgebrachten Verträgen, über eine einheitliche Lösung für alle zukünftigen Entgeltumwandlungen nachzudenken. So sparen sich Arbeitgeber administrativen Aufwand und auch Kosten ein und Mitarbeiter können von kollektiven Versicherungskonditionen profitieren.
