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Das digitale Reporting: Spot on Finance!

Effektive Arbeitsentlastung, vorausschauende Steuerung

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19. November 2020

Reports schnell verfügbar. Aufwandsgrößen automatisiert verbucht. Abweichungsanalyse vereinfacht Risikosteuerung und WP-Abstimmung.

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Dreiteilige Themenserie

In einer dreiteiligen Themenserie zeigen wir Ihnen, wie Sie persönlich im HR- oder Finance-Bereich von einem digitalen Aktuariat profitieren können. Die Beiträge stellen die effektivsten Handlungsfelder dar und geben Beispiele für neue Möglichkeiten – bis hin zum Aktuariat im Self-Service.

Anforderungen an Finance und Accounting
nehmen zu

Der Prozess rund um die Erstellung der versicherungsmathematischen Gutachten zur Höhe von Pensionsverpflichtungen hat sich in den letzten Jahren spürbar verändert. In vielen Unternehmen wird der Fast Close immer weiter nach vorne gezogen, da eine frühzeitige Berichterstattung über die Vermögens-, Ertrags- und Finanzanlage immer mehr an Bedeutung gewinnt. Die für die Rückstellungen zuständigen Finanzbereiche haben deshalb für die korrekte Verbuchung der verschiedenen Aufwandsgrößen des Aktuars immer weniger Zeit. Darüber hinaus nehmen die internen und externen Anforderungen an die Finanzbereiche stetig zu. Exakte Prognosen der Entwicklung der Pensionsverpflichtungen zum Zwecke der Unternehmensplanung sowie aktives Kosten- und Liquiditätsmanagement werden nicht zuletzt wegen der mit der Corona-Krise verbundenen Auswirkungen immer wichtiger.

Der Grundstein: Digitalisierung des Reportings

Versicherungsmathematische Gutachten werden mittlerweile fast nur noch in elektronischer Form bereitgestellt. Das spart gegenüber Papiergutachten Platz und bringt Flexibilität in der Verteilung der Ergebnisse. Neben elektronischen Gutachten als zeitgemäßen Standard ermöglicht eine Digitalisierung des Reportings unternehmensindividuell gestaltete Ergebnisübersichten mit allen buchungsrelevanten Ergebnissen auf einen Blick – eine manuelle Zusammenstellung der buchungsrelevanten Größen entfällt. Dies bringt im Jahresabschluss eine deutliche Zeitersparnis und erhöht die Qualität Buchungen spürbar. Zudem können weitere Reports vom Aktuar automatisiert zur Verfügung gestellt werden. Hierunter gehören zum Beispiel aktuarielle Anhangsangaben, die bislang häufig von den Finanzbereichen händisch aus mehreren Datenquellen zusammengestellt werden. Notwendig ist dafür üblicherweise nur eine um Auswertungskennzeichen ergänzte Personendatenmeldung an den Aktuar zusammen mit der Stichtagsmeldung. Dies ist allerdings nur der erste Grundstein der digitalen Möglichkeiten im Bereich des Reportings.

Nächste Evolutionsstufe: Verbuchung per Mausklick

Unternehmen mit einem einheitlichen Buchungssystem für alle Gesellschaften haben den großen Vorteil, dass sie auf die Vorzüge einer automatisierten Buchungsschnittstelle zurückgreifen können. Diese garantiert eine automatisierte, fehlerfreie Verbuchung aller relevanten Aufwandsgrößen zum Stichtag per Mausklick und verkürzt die Zeit für die Buchung und Kontrolle der Ergebnisse des Aktuars signifikant. Wie funktioniert dies in der Praxis? Der Aktuar liefert eine speziell auf das firmenindividuelle Buchungssystem abgestimmte Schnittstelle mit allen zu buchenden Ergebnissen. Der Report wird vom Aktuar aus dem Bewertungssystem, mit dem auch die Gutachtenergebnisse erzeugt werden, implementiert. Dies garantiert, dass Gutachten und Report übereinstimmen. Für die korrekte Verbuchung der Ergebnisse ist somit auf Unternehmensseite lediglich ein Mausklick erforderlich.

Beispiel für eine automatisierte Buchungsschnittstelle
Beispiel für eine automatisierte Buchungsschnittstelle

Quelle: Willis Towers Watson

Digitalisierung auch im Bereich des Kosten- und Liquiditätsmanagements

Ein digitales Aktuariat kann vielen Bereichen einen positiven Beitrag leisten, auch bei der Analyse und Planung der Pensionsverpflichtungen für die Risikosteuerung. Moderne Bewertungssysteme erzeugen neben dem Stichtagsreporting eine automatisierte Gewinn- und Verlustanalyse der Abweichungen von der Planung zu den Stichtagsergebnissen. Damit besteht für Unternehmen mehr Transparenz, welche Annahmen nicht wie erwartet eingetreten sind. Hierunter fallen die Entwicklung der Zinsen ebenso wie biometrische Effekte oder die Entwicklung von Gehalts- und Rententrends. Eine übersichtliche und detaillierte Abweichungsanalyse verkürzt zudem den Abstimmungsprozess mit dem Wirtschaftsprüfer erheblich.

Die im Rahmen der beschriebenen Gewinn- und Verlustanalyse identifizierten Risiken, wie z. B. Zins- oder Langlebigkeitsrisiken können mittels Szenarioberechnungen quantifiziert und somit bei der Kurz-, Mittel- oder Langfristplanung berücksichtigt werden. Ein modernes Bewertungssystem kann die hierfür erforderlichen Berechnungen effizient, schnell und kostengünstig durchführen.  

Effektive Arbeitsentlastung, vorausschauende Steuerung

Kurz zusammengefasst: Eine Digitalisierung des Aktuariats hilft nicht nur, dem wachsenden Zeitdruck zu begegnen. Sie bietet eine erhebliche Arbeits- und Abstimmungserleichterung und begeistert nicht zuletzt durch effizientere und kostengünstigere Möglichkeiten der Risikosteuerung.



Ihre Kontakte

Senior Director, Head of Actuarial Consulting Germany, Retirement

Director, Head of Consulting Actuaries Rhein-Main, Retirement

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