Skip to main content
Artikel | Benefits!

bAV-Administration: Stabil und arbeitsfähig trotz Pandemie

Robuste Notfallplanung / Betriebsmodell weiter digitalisieren

Retirement
N/A

Von Dr. Claudio Thum | 2. September 2020

Bewältigung der Pandemie-Herausforderungen: Chance, die bAV-Administration mit Digitalisierung und angepassten Notfallplänen zu verbessern.

Die bAV-Administration zählt mit ihrer Versorgungsfunktion zu den systemrelevanten Institutionen, da – ähnlich bedeutsam wie die laufenden Gehaltszahlungen – u.a. die laufenden Betriebsrentenzahlungen sichergestellt werden müssen. Einen – auch nur temporären – Shutdown der bAV-Administration gilt es aus Kosten- und Risikogesichtspunkten sowie Gründen des Vertrauensverlustes unbedingt zu vermeiden.

Pandemie legt Grenzen bisheriger Notfallplanungen offen

Die bAV-Administration wurde in vielen Unternehmen mit Fortschritten in der Digitalisierung und Notfallplanungen auch auf Krisenzeiten vorbereitet. Wie eine Umfrage von Willis Towers Watson im vergangenen Jahr gezeigt hat, haben viele Unternehmen die Digitalisierung der bAV-Administration bereits vorangetrieben. Allerdings zeigt die Studie auch, dass der Digitalisierungsgrad von Unternehmen zu Unternehmen sehr verschieden ist und die Digitalisierung der Wertschöpfungskette unterschiedlich ausgestaltet ist. So findet beispielsweise die Kommunikation mit Leistungsempfängern in vielen Unternehmen immer noch überwiegend analog statt. Veränderungen deuten sich an, gehen aber bis auf wenige Vorzeigeprojekte eher schleppend voran.

Compliance-Anforderungen und Regulierung haben dazu geführt, dass für die bAV-Administration bereits in der Vergangenheit Notfallplanungen sukzessive aufgestellt, getestet und professionalisiert wurden. Aber selbst die besten Planungen konnten das Ausmaß der Implikationen der Pandemie auf die gesamte Wertschöpfungskette nicht vollständig erfassen. So war zum Beispiel nicht vorherzusehen, dass die gleichzeitige Schließung nicht nur eines, sondern mehrerer Standorte zumindest drohte (und in einigen Fällen auch stattfand), dies regional und weltweit geschah, die gesamte Wertschöpfungskette betroffen war (einschließlich der Lieferanten), die Infrastruktur (z.B. Internetverbindungen, Unternehmensnetzwerke) regional/weltweit überlastet waren und sehr kurzfristig angepasst werden mussten.

Weiterentwicklung des Betriebsmodells: Fokus auf Digitalisierung und Krisensicherheit

Die Pandemie führte zu einer Neubewertung der etablierten Bürokonzepte aus Risikogesichtspunkten. Die höchste Priorität dabei hat die Umsetzung von Sicherheits- und Gesundheitsaspekten der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter unter den nun neuen (und sich weiterhin ändernden) Erkenntnissen über die Verbreitung von COVID-19.

Bei Willis Towers Watson wurde das Betriebsmodell der bAV-Administration zudem auch im Hinblick der (drohenden) Schließung von einzelnen und mehreren Standorten auf den Prüfstand gestellt. Eine Reihe von Akutmaßnahmen, z.B. die Separierung von Teams, die Nutzung von Ausfallstandorten sowie die Dezentralisierung von Arbeitsplätzen halfen, die Risiken einer Schließung zu verringern.

Für die Zukunft ist nun allen Unternehmen zu empfehlen, mit den neu gewonnenen Erkenntnissen aus der ersten Welle der Pandemie die gesamten Wertschöpfungskette der bAV-Administration zu prüfen: IT/Software, Organisation, Prozesse, Mitarbeiter und Service-Umfang/-Modell (siehe Checkliste im Downloadbereich). Hierbei stellen sich eine Reihe von Fragen, zum Beispiel:

  • IT-Infrastruktur: wie unterstützt die IT/Software das mobile/dezentrale Arbeiten?
  • Bürokonzept: wie sieht das Bürokonzept in der Übergangsphase bis zur „neuen Normalisierung“ aus? Was sind die Lernerfahrungen aus COVID-19 für ein zukünftiges Bürokonzept?
  • Digitalisierung von Prozessen: wie können papierbezogene Prozesse digitalisiert werden und wie können manuelle Prozesse weitgehend vermieden bzw. verringert werden?
  • Kommunikation: wie kann Self-Service weiter ausgebaut werden? Wie kann Kommunikation auch unter Nutzung dezentraler Organisationsstrukturen weiterhin effektiv sichergestellt werden?
  • Digitale Zusammenarbeit: wie kann die virtuelle Zusammenarbeit mit allen Beteiligten durch geeignete Tools gefördert werden?
  • Administrationsmodell: wie robust ist das Gesamtmodell gegenüber Störungen und wie hoch ist der Automatisierungsgrad insgesamt und wie stark ist er bei welchen Teilkomponenten im Detail ausgeprägt?
  • Service-Modell: wie verlässlich ist die Notfallplanung der an der Wertschöpfung beteiligten internen Abteilungen und externen Dienstleister?
  • Service-Umfang: welche Teile der Wertschöpfung haben die höchste Priorität der Bearbeitung?

Notfall-Management als Erfolgsfaktor

Die Ausgangslage hinsichtlich Digitalisierung, Betriebsmodell der Administration und Komplexität der Versorgungslandschaft ist von Unternehmen zu Unternehmen sehr unterschiedlich. Damit sind auch die zu ergreifenden Maßnahmen sehr heterogen. Bei allen Unternehmen identisch ist aber der Erfolgsfaktor, nämlich das – in „normalen Zeiten“ systematisch vorbereitete – Management der Notfallsituation, dessen Bedeutung in einer Krisensituation nicht unterschätzt werden darf. Bei Willis Towers Watson hat sich für die bAV-Administrationsdienstleistungen für über 300 Unternehmen mit 1,2 Mio. Konten für Anwärter und 350.000 Rentnern in Deutschland folgender Ansatz bewährt:

  • Unmittelbare Installation einer lokalen Task Force zur Steuerung aller Aktivitäten und Abstimmung mit globalen COVID Response Teams von Willis Towers Watson
  • Schnelle Aktivierung der bestehenden Notfall-Planungen (Business Continuity Planning) an allen Standorten
  • Anpassung der Planungen an die Besonderheiten der Pandemie und zeitnahe Umsetzung der identifizierten Maßnahmen

Dieses strikte Management führte bei Willis Towers Watson zu folgenden Resultaten:

  • 80 Prozent der Mitarbeiter/-innen waren bereits innerhalb von zwei Tagen nach Aktivierung des Notfallplans im Home-Office voll einsatzfähig.
  • 20 Prozent der Belegschaft arbeitet im zweiwöchentlichen Wechsel im Büro bzw. im Home-Office.
  • 100 Prozent aller Services werden somit unterbrechungsfrei fortgeführt (darunter auch die systemrelevanten Rentenabrechnungen und -auszahlungen sowie Hotline-Aktivitäten)

Nicht unerwähnt bleiben sollte, dass die Bewältigung der Herausforderungen nur durch die hohe Anpassungsfähigkeit und das Engagement der Mitarbeiter/-innen sowie durch die Flexibilität der gesamten Organisation möglich war.

Ausblick: Bewältigung der Pandemie-Folgen als Chance

Für die bAV-Administration kann die Bewältigung der Herausforderungen der Pandemie als Chance begriffen werden, auch wenn die wirtschaftlichen Rahmenbedingungen für viele Unternehmen mit großer Unsicherheit verbunden sind.

Ziele der Bewältigung sollte sein:

  • Robusteres Betriebsmodell der bAV-Administration
  • Kritische Prüfung und Anpassung der Notfallpläne auf Basis der Pandemie-Erfahrungen
  • Erhöhung des Digitalisierungsgrads über alle Bereiche der Wertschöpfung mit besonderem Fokus auf der elektronischen Kommunikation
  • Stringente Automatisierung von Verwaltungsprozessen

Die Pandemie ist bei weitem noch nicht vorbei. Neue Erkenntnisse werden auch weiterhin Anpassungen notwendig machen und eine Aktualisierung der Best-Practice-Erfahrungen für die bAV-Administration ermöglichen.

Ihr Kontakt

Dr. Claudio Thum
Senior Director Technology & Administration Solutions,
Head of Implementation, Clients & Markets

Contact Us

Services


Themenverwandte Lösungen