Gå til primært indhold
Artikel

Tilpasninger af rejseprogrammer bør opstartes nu

Risk & Analytics
N/A

Af Kristine Seest | 22. Juni 2021

Verden genåbner, og virksomheder skal forberede sig på flere risici, større krav og højere ressourceforbrug i forbindelse med erhvervsrejser.

Mange lande og regioner begynder stille og roligt at åbne deres samfund, så det igen bliver muligt for medarbejdere at tage på forretningsrejser for at møde kunder, leverandører og samarbejdspartnere. Der er dog stadig lange udsigter til en hverdag, der ligner den, vi kendte før coronakrisen, og derfor skal virksomheder være forberedte på, at det er blevet mere ressourcekrævende og besværligt at sende medarbejderne på rejse.

Systemer, retningslinjer og procedurer for rejseplanlægning og sikkerhed skal revurderes og justeres, og det kan være kompliceret og tidskrævende. Derfor bør arbejdet sættes i gang i god tid før, så medarbejderne trygt kan rejse og være forberedte på de nye vilkår.

Der skal reelt en mentalitetsændring til, da vi ikke længere kan tage den frie mobilitet og fælles standarder for givet.

»Verden har ændret sig efter COVID-19. Medarbejdere, der rejser fra Danmark, har været vant til at opleve forholdsvis åbne grænser, fælles standarder og ensartede regler. Men sådan er det ikke lige nu og heller ikke fremadrettet på kort sigt. Nu har landene hvert deres regelsæt for indrejser og for smittebekæmpelse. Og de regler skal virksomhederne sætte sig ind i for at sikre medarbejderne en tryg og velforberedt rejse. Der skal reelt en mentalitetsændring til, da vi ikke længere kan tage den frie mobilitet og fælles standarder for givet. Danskere er endda visse steder decideret uønsket og selv indrejse i Danmark for internationale medarbejdere medfører ligeledes restriktioner,« siger specialist i Travel Risk Management, Sander Pedersen fra Willis Towers Watson.

Som en del af dette arbejde skal virksomheden indtænke forskellige scenarier, der er relateret til COVID-19 – som for eksempel begrænsninger i lokal lægehjælp, karantæne, tilbageholdelse og selvfølgelig personlig smitterisiko. Det kan være juridisk og ressourcemæssigt tungt at få en medarbejder, der er fanget i en akut situation, hentet hjem, og derfor skal virksomheden gøre, hvad den kan for at undgå, at situationen opstår, samt have et beredskab klar.

En helhedsorienteret risikoledelse og -styring af rejsende medarbejdere sikrer både en mere proaktiv og effektiv håndtering af mulige hændelser og optimerer samtidig medarbejdernes opgaveløsning.

Helhedsorienteret travel risk management
Helhedsorienteret Travel Risk Mangement

Den, forhåbentligt, snarlige større genåbning bringer også et vist strategisk konkurrenceelement med sig. Kriser kan medføre store forretningsmæssige potentialer og for nogle virksomheder kan det være en strategisk konkurrencemæssig fordel, at deres medarbejdere er klar og kan rejse før og mere optimalt, end konkurrenternes.

For alle virksomheder gælder det dog, at man kan levere sikre og trygge rejser, og at man lever op til sit arbejdsgiveransvar.

»Lokale restriktioner, varierende regler i forhold til transit, karantænekrav samt testmuligheder er områder, der med COVID-19 er blevet endnu vigtigere for virksomheder at få afdækket – og det skal ske løbende, for vilkårene ændrer sig hurtigt lige nu. Man skal dog forvente, at der snarligt indføres et EU Coronapas, som en forudsætning for indrejse i de enkelte lande,« siger Sander Pedersen.

Willis Towers Watson rådgiver virksomheder om travel risk management og hjælper med at afdække de områder, der er vigtige for den konkrete virksomhed at have styr på i forbindelse med rejseaktivitet. Målet er at sikre tryghed, optimering af opgaveløsningen, samt udnytte eventuelle strategiske muligheder.

Udover virksomhedens gængse travel risk management-aktiviteter, kan en virksomhed inddrage nedenstående overvejelser, når den gennemfører tilpasninger til en større genåbning.

  • Forventningsafstem med medarbejderne
    Vi har alle forskellige opfattelser af en risiko og appetitten på denne. Det er vigtigt at få afstemt forventninger med den enkelte medarbejder, så medarbejderen føler sig tryg ved rejsen. Herigennem skabes der ligeledes ro blandt de pårørende, så medarbejderen kan fokusere på rejsen og opgaven.
  • Styrk forberedelsen
    De mange nye spilleregler og risici i verden, skaber behov for endnu mere research og forberedelse inden rejsen. Der er ofte en leverandør, fuldt ud eller delvist, inde over dette.
  • Klæd medarbejderen på
    Som arbejdsgiver sætter man den rejsende medarbejder i forreste linje, forholdsvis alene. Det betyder, at medarbejderen skal klædes på til rejsen. Det kan være gennem kurser, briefinger, instrukser og lignende.
  • Afklar forsikringsdækningen
    De relevante forsikringer bør gennemgås i forhold til situationen – herunder særligt manglende dækning – og kobles til relevante risici, forebyggende tiltag samt virksomhedens eget beredskab.
  • Diverse overvejelser
    • Hvordan håndterer vi medarbejdere, der er utrygge ved at rejse?
    • Hvordan håndterer vi medarbejdere, der ikke vil eller må vaccineres og dermed måske ikke må rejse?
    • Hvordan håndterer vi medarbejdere, der bliver tilbageholdt af de lokale myndigheder for eksempel på grund af nedlukning?
    • Hvordan påvirkes vores forretningsmodel af længere rejser og dyrere omkostninger i form af for eksempel ekstra forbyggende tiltag og karantæner?

Man kan desuden finde yderligere relevant information fra de danske myndigheder på:

Udenrigsministeriet.dk – Vejledninger og information om rejser og ophold

Coronasmitte.dk – Samlet informationsside om COVID-19

Regler for rejser ændrer sig hurtigt lige nu, og der kan derfor være indhold i denne artikel, der hurtigt forældes efter publikationsdatoen.

Download
Titel Filtype Filstørrelse
Time to customize your travel program PDF .2 MB
Forfatter

Kommunikationskonsulent

Related content tags, list of links Artikel Risiko & Analyse
Contact Us